Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota käyttöön selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja rutiineihin.

1. Toimintamallit tehokkaaseen
tietotyöhön – kuinka ne tehdään?
Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota käyttöön
selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja rutiineihin.

2. Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?
Hyväksi havaittuja käytäntöjä:
• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät
toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä
• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka
tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa
käyttää.
Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvät
valmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muuta
organisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.

3. Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?
• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen
• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen
• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä
• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja
tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä
• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja
käyttö
• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa
ja koulutuksissa

4. Sulava Oy:n* ratkaisu
Sulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossa
selvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja sen
kehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa ja
jakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista:
Lähtö- Toiminta-
Järjestelmä- Käyttöön- Tehokkuus-
tilanteen mallien Ohjeistus
kartoitus otto arviointi
analysointi kuvaaminen
*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunut
parantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovat
pilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyvät
erityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.

5. Mitä palvelu sisältää? 1/3
1. Tietojärjestelmä- ja
toiminnallisuuskartoitus
• Teemme kartoituksen kaikista
yrityksessänne käytössä olevista työkaluista
ja toiminnallisuuksista
• Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista
työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat
yrityksenne tuottavuuden kannalta
kriittisimpiä
2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja
lähtötasosta
• Määrittelemme mittarit jotka mittaavat
edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja
toiminnallisuuksia
• Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella
tekniset mittaukset järjestelmille ja Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön
kyselytutkimuksen henkilökunnalle tuottavuuden lähtötasosta
• Tunnistamme analyysin pohjalta
yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja
tietotyön toimintatapojen heikkoudet

6. Mitä palvelu sisältää? 2/3
3. Uudet, työntekoa tehostavat
toimintamallit
• Luomme uudet toimintamallit
edellisessä vaiheessa valituille
toiminnallisuuksille
4. Selkeät käyttöohjeet
• Luomme keskitetyn paikan ohjeille
ja toimintamalleille, johon
järjestämme ne helposti
löydettävään ja omaksuttavaan
muotoon
• Tuotamme keskeisimmille
työtehtäville oman ohjeistuksen.

7. Mitä palvelu sisältää? 3/3
5. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja
oheistuksen käyttöönotosta
• Autamme muutoksen viestinnässä ja
läpiviemisessä
6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja
projektin vaikuttavuudesta
• Toistamme alkuperäisen mittauksen
muutoksen todentamiseksi
Siirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyvän
tiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksen
toistamiseksi myöhemmin.
Esimerkkiraportti uusien
toimintamallien vaikutuksista
työn tehokkuuteen

8. Hyödyt yritykselle
 Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien
hoitamiselle.
 Työtehokkuus paranee.
 Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja
optimoidut työtavat.
 Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee
mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi
johtaa.

9. Haluatko kuulla lisää?
Petteri Kankkunen
Konsultti, partneri
puh. 0400 872 169
petteri.kankkunen@sulava.com